Legalización y homologación

Hasta la entrada en vigor del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD), 25 de Mayo de 2018,  y con la antigua LOPD, ley orgánica 15/1999,  los usuarios de sistemas de cámaras de video-vigilancia estaban obligados a realizar la inscripción en la Agencia Española de Protección de Datos, de los ficheros de datos captados por las cámaras, es decir, datos de personas identificadas o identificables. Nosotros hemos tramitado cientos de estas inscripciones de nuestros clientes. También tenían obligación de disponer del “Documento de Seguridad”, libro compuesto por las guías de seguridad (básicamente medidas a adoptar para la custodia de los datos), formularios para el ejercicio de derechos de los afectados por las cámaras, formularios para la cesión de datos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, contratos de confidencialidad con las empresas externas (encargados del tratamiento), cláusulas de confidencialidad para los empleados internos, y sobre todo, la “cláusula informativa”, documento que acredita quién es el “responsable del tratamiento”, la finalidad, los destinatarios, y los derechos de los interesados (afectados).

Hoy día, y con el nuevo RGPD implantado, estos trámites se han simplificado, aunque no han desaparecido. Además, la Agencia ofrece herramientas on-line (FACILITA_RGPD), para que el usuario pueda elaborar su propio “documento interno” (registro de actividades), y de este modo, cumplir con la nueva normativa.

En los siguientes textos publicados por la AEPD, obtendrás toda la información necesaria para familiarizarte con la normativa que afecta a los sistemas de captación de imágenes.

 ¿Qué obligaciones se deben cumplir para la instalación de videocámaras?

En primer lugar, la video-vigilancia sólo debe utilizarse cuando no sea posible acudir a otros medios que causen menos impacto en la privacidad.

Además, no se podrá captar imágenes de la vía pública con fines de seguridad, ya que es competencia de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, salvo el caso que:

– Resulte imprescindible para la finalidad que se pretende.

– Resulte imposible evitarlo por razón de la ubicación de las cámaras.

En todo caso, deberá evitarse cualquier tratamiento de datos innecesario para la finalidad perseguida. Está prohibida la instalación en baños, vestuarios, o lugares análogos.

Por otra parte, el tratamiento de las imágenes con fines de seguridad mediante la video-vigilancia debe adecuarse al RGPD, de manera que en primer lugar, hay que configurar el registro de actividades de tratamiento regulado en el artículo 30 del RGPD.

Asimismo, se tiene que dar cumplimiento al derecho de información del artículo 13. Para ello se puede optar por un sistema de capas de la siguiente forma:

– Colocar un cartel donde aparezca que es una zona video-vigilada, la identidad del responsable y la posibilidad del ejercicio de los derechos previstos en los artículos 15 a 22 del RGPD.

– Mantener a disposición de los afectados el resto de información referida en el artículo 13.

También se deberán adoptar las medidas de seguridad, teniendo en cuenta lo siguiente: El artículo 32 del RGPD determina que se establezcan las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar el nivel de seguridad adecuado al riesgo.

Por otra parte, lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad es aplicable a cualquier información de las Administraciones Públicas sin distinción del soporte en el que se encuentre, por lo que en cuanto a las medidas de seguridad se refiere, este esquema es acorde al enfoque de riesgo del RGPD y se constituye en una herramienta válida para la gestión del riesgo y la adopción de las medidas de seguridad en las citadas Administraciones. Por tanto, la implementación de las medidas de seguridad cuando se lleve a cabo un tratamiento de datos mediante el uso de la video-vigilancia dependerá del análisis de riesgo llevado a cabo previamente.

No obstante, cuándo se trate de tratamientos de video-vigilancia que entrañen un escaso riesgo, como podría ser el caso de uso en comunidades de propietarios o pequeños establecimientos, puede utilizarse la herramienta de esta AEPD denominada FACILITA_RGPD.

Por otra parte, si se encarga a un tercero la gestión de las cámaras, estaremos ante la figura del encargado del tratamiento, quién deberá cumplir los requisitos que regula el artículo 28 del RGPD.

CÁMARAS EN COMUNIDADES DE PROPIETARIOS LEGITIMACIÓN PARA LA INSTALACIÓN 

• Para la instalación de cámaras en zonas comunes será necesario el acuerdo de la Junta de Propietarios que quedará reflejado en las actas de dicha Junta. Este acuerdo también será necesario para la instalación de cámaras en las piscinas comunitarias.
• Se recomienda que en el acuerdo se reflejen algunas de las características del sistema de video-vigilancia, como el número de cámaras o el espacio captado por las mismas.

REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

• Previamente a su puesta en funcionamiento, se elaborará el registro de actividades referido a este tratamiento. Se trata de un documento interno. La AEPD ofrece en su Guía sobre el uso de videocámaras para seguridad y otras finalidades un modelo de registro de actividades.

 DERECHO DE INFORMACIÓN

• Se instalarán en los distintos accesos a la zona video-vigilada, y en lugar visible, uno o varios carteles que informen de que se accede a una zona video-vigilada. El cartel indicará de forma clara la identidad del responsable de la instalación ante quién y dónde dirigirse para ejercer los derechos que prevé la normativa de protección de datos, y dónde obtener más información sobre el tratamiento de los datos personales. La AEPD dispone de un modelo.
• Así mismo, se pondrá a disposición de los afectados la restante información que exige la legislación de protección de datos.
• La información puede estar disponible en conserjería, recepción, oficinas, tablones de anuncios, o ser accesible a través de Internet.
• Las cámaras solamente podrán captar imágenes de las zonas comunes de la comunidad. No podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble, ni tampoco imágenes de terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno.
• Si se utilizan cámaras orientables y/o con zoom será necesaria la instalación de máscaras de privacidad para evitar captar imágenes de la vía pública, terrenos y viviendas de terceros
• La contratación de un servicio de video-vigilancia externo o la instalación de las cámaras por un tercero no exime a la comunidad de propietarios del cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales.

MONITORES Y VISUALIZACIÓN DE IMÁGENES

• El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad.
• En ningún caso estarán accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria.
• Si el acceso se realiza con conexión a Internet se restringirá con un código de usuario y una contraseña (o cualquier otro medio que garantice la identificación y autenticación unívoca), que sólo serán conocidos por las personas autorizadas a acceder a dichas imágenes.
• Una vez instalado el sistema, se recomienda el cambio de la contraseña, evitando las fácilmente deducibles.

SISTEMA DE GRABACIÓN

• El sistema de grabación se ubicará en un lugar vigilado o de acceso restringido. A las imágenes grabadas accederá sólo el personal autorizado que deberá introducir un código de usuario y una contraseña.
• Las imágenes serán conservadas durante un plazo máximo de un mes desde su captación, transcurrido el cual se procederá al borrado.
• Las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones se acompañarán a la denuncia y serán conservadas para su posible entrega a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o a los Juzgados y Tribunales que las requieran. No podrán utilizarse para otro fin.
• La petición de imágenes por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad se realizará en el marco de actuaciones judiciales o policiales. El requerimiento al responsable del tratamiento será el documento que ampare a éste para ceder datos a las mismas o a los Juzgados y Tribunales que los requieran.

NOTA IMPORTANTE

• Este documento se refiere únicamente a las obligaciones en materia de protección de datos personales. Pueden existir otras normas que impongan requisitos adicionales a la instalación de sistemas de video-vigilancia que no han sido recogidos aquí.

• Para una mayor información, se puede consultar la Guía de la AEPD sobre Protección de Datos y Administración de Fincas.